SMART AUDIT SOLUTIONS SRL acordă o importanță deosebită protecției datelor cu caracter personal și respectării vieții private a persoanelor care vizitează website-ul nostru, solicită o ofertă, ne contactează sau interacționează cu noi prin intermediul rețelelor sociale și al platformelor de publicitate online.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care SMART AUDIT SOLUTIONS SRL colectează, utilizează, păstrează și protejează datele cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”) și cu legislația națională aplicabilă.

Politica se aplică inclusiv datelor transmise prin website-ul smartaudit.ro, prin formularul „Angebot anfordern“, precum și prin Facebook, Instagram, TikTok, e-mail, telefon sau alte canale de comunicare utilizate de SMART AUDIT SOLUTIONS SRL.

1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL
CUI: 18830716
Sediu: Bd. Alexandru Obregia nr. 19, bl. M6, sc. 1, ap. 5, parter, Sector 4, București
Website: smartaudit.ro
E-mail: office@smartaudit.ro
Telefon: 0749 097 827

Pentru orice întrebare sau solicitare referitoare la protecția datelor cu caracter personal ne puteți contacta la adresa de e-mail office@smartaudit.ro.

2. Cui se aplică această politică

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică persoanelor care:

• vizitează website-ul smartaudit.ro;
• completează formularul „Angebot anfordern“ de pe website;
• solicită informații despre serviciile SMART AUDIT SOLUTIONS SRL;
• completează formulare de solicitare ofertă sau de tip Lead Ads/Instant Forms pe Facebook, Instagram sau TikTok;
• transmit mesaje prin Facebook Messenger, Instagram, TikTok, WhatsApp, e-mail sau alte canale de comunicare;
• ne contactează telefonic;
• reprezintă o societate interesată de serviciile SMART AUDIT SOLUTIONS SRL.

Politica se poate aplica administratorilor, asociaților, reprezentanților legali, persoanelor de contact sau altor persoane care solicită informații ori o ofertă în numele unei societăți.

3. Ce date cu caracter personal putem colecta

În funcție de modalitatea prin care ne contactați și de informațiile necesare pentru pregătirea unei oferte, putem colecta și prelucra:

• numele și prenumele;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• denumirea societății;
• codul unic de înregistrare – CUI;
• domeniul de activitate al societății;
• regimul de TVA;
• numărul aproximativ de documente procesate lunar;
• numărul de salariați;
• informații privind existența gestiunilor și stocurilor;
• numărul sau existența punctelor de lucru;
• informații privind importurile sau achizițiile intracomunitare, atunci când sunt relevante pentru ofertă;
• serviciile pentru care solicitați ofertă;
• alte informații pe care alegeți să ni le furnizați și care sunt necesare pentru analizarea solicitării și întocmirea unei oferte personalizate.

4. Formularul „Solicită ofertă” de pe smartaudit.ro

Atunci când utilizați formularul „Angebot anfordern“ disponibil pe website-ul smartaudit.ro, datele furnizate de dumneavoastră sunt utilizate pentru:

• analizarea solicitării;
• identificarea serviciilor de care societatea dumneavoastră are nevoie;
• contactarea dumneavoastră pentru eventuale clarificări;
• pregătirea unei oferte personalizate;
• transmiterea ofertei prin e-mail sau printr-un alt canal de comunicare indicat de dumneavoastră;
• continuarea discuțiilor privind o posibilă colaborare.

În special, dacă introduceți Telefonnummer und E-Mail-Adresse în formularul „Solicită ofertă”, aceste date pot fi utilizate pentru a vă contacta în legătură cu solicitarea transmisă și pentru a vă comunica oferta solicitată.

Transmiterea acestor date este voluntară, însă anumite informații pot fi necesare pentru a putea analiza corect solicitarea și pentru a putea transmite o ofertă adaptată societății dumneavoastră.

5. Date colectate prin Facebook, Instagram și TikTok

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL poate utiliza Facebook, Instagram și TikTok pentru prezentarea serviciilor sale și pentru campanii publicitare adresate persoanelor interesate de servicii de contabilitate, salarizare, resurse umane și consultanță fiscală.

Atunci când completați un formular de solicitare ofertă disponibil într-o reclamă SMART AUDIT SOLUTIONS SRL pe Facebook, Instagram sau TikTok, datele pe care le introduceți pot fi transmise către SMART AUDIT SOLUTIONS SRL pentru gestionarea solicitării.

În funcție de formular, vă putem solicita:

• numele;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• CUI-ul societății;
• domeniul de activitate;
• numărul aproximativ de documente procesate lunar;
• numărul de salariați;
• alte informații necesare pentru întocmirea ofertei.

Datele sunt utilizate pentru a vă contacta, pentru a analiza necesarul de servicii și pentru a vă transmite oferta solicitată.

Interacțiunile dumneavoastră cu Facebook, Instagram și TikTok sunt supuse și politicilor de confidențialitate și condițiilor proprii ale platformelor respective.

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL nu vinde și nu închiriază datele personale obținute prin aceste formulare.

6. Scopurile pentru care prelucrăm datele

Putem prelucra datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri:

• răspunsul la întrebări și solicitări;
• analizarea unei solicitări de ofertă;
• pregătirea și transmiterea unei oferte personalizate;
• contactarea persoanei care a solicitat oferta;
• desfășurarea discuțiilor precontractuale;
• încheierea și executarea unui contract, dacă persoana sau societatea decide să colaboreze cu SMART AUDIT SOLUTIONS SRL;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• asigurarea securității website-ului și a sistemelor informatice;
• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale societății;
• transmiterea de comunicări comerciale, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.

7. Temeiul juridic al prelucrării

Atunci când ne solicitați o ofertă, datele necesare analizării solicitării și transmiterii ofertei sunt prelucrate în principal pentru efectuarea de demersuri la solicitarea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract, conform art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR.

În cazul în care se încheie un contract, datele necesare desfășurării relației contractuale pot fi prelucrate pentru executarea contractului.

Anumite date pot fi prelucrate pentru îndeplinirea unor obligații legale aplicabile SMART AUDIT SOLUTIONS SRL, conform art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.

Putem prelucra anumite informații și în temeiul interesului nostru legitim, conform art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR, de exemplu pentru protejarea sistemelor informatice, prevenirea fraudelor, soluționarea eventualelor litigii și păstrarea unei evidențe rezonabile a solicitărilor primite.

Atunci când legea impune consimțământul pentru anumite activități de marketing sau pentru anumite tehnologii de urmărire, prelucrarea va fi realizată pe baza consimțământului.

8. Solicitarea unei oferte nu reprezintă acord pentru marketing nelimitat

Datele furnizate pentru solicitarea unei oferte vor fi utilizate în primul rând în legătură cu solicitarea transmisă.

Faptul că o persoană solicită o ofertă și ne comunică numărul de telefon sau adresa de e-mail nu înseamnă automat că acceptă primirea pe termen nelimitat a unor comunicări publicitare care nu au legătură cu solicitarea inițială.

În cazul în care vom dori să utilizăm datele pentru comunicări comerciale pentru care legislația aplicabilă impune consimțământul, acesta va fi solicitat separat.

Persoana vizată își poate retrage consimțământul pentru asemenea comunicări în orice moment.

9. Ce date nu solicităm prin formularele publice de ofertă

Pentru o simplă solicitare de ofertă nu este necesar să ne transmiteți:

• CNP;
• serie și număr carte de identitate;
• copii ale actelor de identitate;
• parole;
• date de autentificare;
• parole sau coduri de acces SPV;
• certificate digitale;
• date bancare complete;
• informații medicale;
• documente care conțin date personale ale salariaților.

Vă recomandăm să nu transmiteți asemenea informații prin formularele publicitare Facebook, Instagram sau TikTok ori prin formularele publice de pe website.

Dacă ulterior, în cadrul unei relații contractuale, vor fi necesare anumite documente pentru prestarea serviciilor, acestea vor fi solicitate prin canale adecvate.

10. Date colectate automat prin website

Atunci când vizitați smartaudit.ro, pot fi colectate anumite informații tehnice, cum ar fi:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• tipul și versiunea browserului;
• informații privind accesarea și utilizarea website-ului.

Aceste informații pot fi utilizate pentru funcționarea corectă și securitatea website-ului și, dacă este cazul, pentru analizarea modului de utilizare a acestuia.

Utilizarea cookie-urilor și a altor tehnologii similare se va realiza în conformitate cu legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, pe baza opțiunilor exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor.

11. Cui putem divulga datele

Datele dumneavoastră pot fi accesate, după caz, de:

• personalul autorizat al SMART AUDIT SOLUTIONS SRL;
• furnizorii de servicii IT;
• furnizorii de găzduire a website-ului;
• furnizorii serviciilor de e-mail;
• furnizorii de mentenanță și securitate IT;
• furnizorii unor servicii necesare administrării relațiilor cu potențialii clienți;
• Meta, în cazul Facebook și Instagram, conform propriilor roluri și politici de prelucrare;
• TikTok, în cazul utilizării serviciilor și formularelor TikTok, conform propriilor politici;
• autoritățile și instituțiile publice, atunci când comunicarea datelor este impusă prin lege.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să utilizeze aceste date numai în limitele necesare furnizării serviciilor contractate și cu respectarea obligațiilor aplicabile privind protecția datelor.

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL nu comercializează bazele de date cu informațiile persoanelor care solicită oferte.

12. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Unele servicii informatice, platforme sociale sau platforme de publicitate utilizate de SMART AUDIT SOLUTIONS SRL pot implica prelucrarea unor date prin infrastructuri situate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un asemenea transfer are loc, acesta trebuie să fie realizat în baza mecanismelor recunoscute de legislația privind protecția datelor, cum ar fi o decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard, după caz.

13. Cât timp păstrăm datele

Datele unei persoane care solicită informații sau o ofertă, dar cu care nu se încheie ulterior un contract, vor fi păstrate numai atât timp cât este rezonabil necesar pentru gestionarea solicitării și a eventualelor discuții ulterioare.

În mod obișnuit, aceste date vor fi păstrate pentru o perioadă de maximum 12 luni de la ultima interacțiune, cu excepția situațiilor în care există un motiv legal sau legitim pentru o perioadă diferită.

Dacă solicitarea conduce la încheierea unui contract, datele necesare relației contractuale, contabile, fiscale sau juridice vor fi păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă.

Datele utilizate pentru comunicări comerciale pe baza consimțământului vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul pentru care au fost colectate încetează.

14. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la date;
• dreptul de rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul de ștergere a datelor, în situațiile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul de opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră puteți transmite o solicitare la:

office@smartaudit.ro

15. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul să vă adresați:

Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

Exercitarea acestui drept nu vă împiedică să ne contactați în prealabil pentru clarificarea situației.

16. Decizii automate și profilare

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL nu utilizează datele transmise prin formularul „Solicită ofertă” pentru adoptarea unor decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

Facebook, Instagram, TikTok și alte platforme publicitare pot utiliza propriile sisteme automatizate pentru selectarea audiențelor, afișarea reclamelor, măsurarea performanței și alte activități descrise în propriile politici.

17. Securitatea datelor

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii;
• distrugerii;
• modificării;
• divulgării neautorizate;
• utilizării necorespunzătoare.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de aceste informații pentru îndeplinirea atribuțiilor lor profesionale.

18. Date privind minorii

Serviciile SMART AUDIT SOLUTIONS SRL sunt destinate în principal societăților, profesioniștilor, administratorilor și persoanelor implicate în desfășurarea unor activități economice.

Serviciile și formularele noastre de solicitare ofertă nu sunt destinate în mod specific minorilor.

19. Linkuri către alte website-uri și platforme

Website-ul nostru poate conține linkuri către alte website-uri sau platforme, inclusiv Facebook, Instagram, TikTok și alte servicii externe.

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL nu controlează modalitatea în care aceste terțe platforme prelucrează datele personale.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale fiecărei platforme pe care o utilizați.

20. Modificarea Politicii de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic pentru a reflecta:

• modificări legislative;
• schimbări în activitatea SMART AUDIT SOLUTIONS SRL;
• introducerea unor noi servicii;
• utilizarea unor noi platforme sau tehnologii;
• modificări privind modul în care colectăm sau utilizăm datele personale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul smartaudit.ro, împreună cu data ultimei actualizări.

21. Contact

Pentru orice întrebare privind prezenta Politică de confidențialitate sau modul în care SMART AUDIT SOLUTIONS SRL prelucrează datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:

SMART AUDIT SOLUTIONS SRL
CUI: 18830716
Website: smartaudit.ro
E-mail: office@smartaudit.ro
Telefon: 0749 097 827
București, Sector 4